Slik importerer du kontakter til LeadJabber

Denne veiledningen inneholder informasjon om hvordan du importerer kontakter til LeadJabber.

LeadJabber er bygget som en automatiseringsprogramvare med et CRM-system som base for kontaktene. Hver kontakt har felt for fornavn, etternavn, e-postadresse, telefonnummer, firmanavn osv.

Det finnes ulike måter å få kontakter inn i LeadJabber på. Du kan for eksempel legge dem til manuelt én og én som nye kontakter fra "Kontakter og lister"-området eller fra et svar i Engager, du kan hente dem automatisk via kontaktskjemaer med webhooks på en nettside, eller, som vi skal fokusere på her, du kan legge dem til i bulk med en Excel- eller csv-fil.

Slik importerer du kontakter fra en Excel- eller csv-fil

For å importere kontakter fra en Excel- eller csv-fil til LeadJabber kan du gå til "Kontakter og lister" og deretter "Importer kontakter". Derfra kan du importere og/eller oppdatere kontakter fra .csv-, .xls- eller .xlsx-filer. Les viktig informasjon og beskrivelser av hvordan filene skal være i siste avsnitt på denne siden.

Innledende importinnstillinger

For å importere en fil med kontakter velger du "Velg fil..." i menyen øverst på siden. Dette åpner importinnstillingene. Begynn med å velge en fil i .csv-, .xls- eller .xlsx-format.

Det neste alternativet er om du vil overskrive kontakter som allerede finnes med samme e-postadresse i kontaktene dine. Dette vil overskrive alt i den eksisterende kontakten, inkludert loggelementer og andre variabler, så dette alternativet er som standard krysset av. Et eksempel på når overskriving kan være nyttig, er hvis det er noe galt med mange kontakter, for eksempel hvis firmanavnene er feil, navnene er skrevet med store bokstaver eller lignende. Da kan du importere og overskrive kontaktene med riktig informasjon.

Den neste avkrysningsboksen angir om du vil matche firmanavn og/eller firmanummer mot de åpne dataene for norsk firmainformasjon (Brønnøysund-registrene). Dette vil legge til annen selskapsinformasjon hvis det samsvarer med et firmanavn under import, for eksempel hvis du bare har firmanavnet, vil det legge til firmanummer og segmenteringsinformasjon. Hvis du legger til kontakter og/eller selskaper utenfor Norge, må du sørge for at dette alternativet ikke er krysset av!

Den neste innstillingen er om du vil opprette en ny kontaktliste med de importerte kontaktene, eller om du vil legge dem til i en allerede eksisterende liste. Hvis du vil opprette en ny kontaktliste, skriver du et navn på listen. Hvis du vil legge til kontaktene i en eksisterende liste, merker du av for alternativet, søker etter navnet på listen og velger det. 

Til slutt i dette vinduet kan du gi en beskrivelse av de importerte kontaktene. Dette kan være nyttig når du søker etter kontakter, eller for å legge igjen informasjon om importen for andre brukere.

Klikk på "Fortsett" for å fortsette.

Matchende kolonner og start import

Neste steg er å matche kolonnene fra filen med kontaktfeltene i LeadJabber.

De registrerte kolonnene fra filen vises på venstre side, og du velger det tilsvarende kontaktfeltet i LeadJabber på høyre side. LeadJabber vil automatisk gjette feltene ut fra kolonnenavnene, men sørg for at det er riktig før du går videre til neste del, som er en forhåndsvisning av kontaktene som skal importeres. Klikk på "Forhåndsvisning" for å fortsette.

I neste visning kan du se eksempler på kontaktinformasjonen fra filen og hvordan denne informasjonen vil bli oversatt til kontaktfeltene i LeadJabber. Hvis alt ser bra ut, klikker du på "Start import" for å starte importprosessen.

Du kommer tilbake til siden "Importer kontakter", og du vil se fremdriften i importen. Når den er ferdig, står det "ferdig" under status, og du kan se detaljert informasjon om importen ved å velge importen og klikke på "Mer informasjon" i toppmenyen.

Viktig informasjon om importfilen og import

Det er noen ting du må tenke på for å kunne importere kontakter fra en fil:

• Filen må ha "overskrifter" for kolonnene, for eksempel "Firmanavn", "Fullt navn" eller "Fornavn"/"Etternavn", "E-postadresse", "Mobilnummer" osv.
• Filen må være "ren", ingen celler med informasjon utenfor kolonnene, ingen symboler eller spesialtegn i cellene og ingen mellomrom før eller etter celleinnholdet.
• Hvis det er en Excel-fil, må du sørge for at det bare er ett ark, ikke flere ark.

En annen viktig ting å tenke på er at du bare bør importere én fil om gangen, slik at du unngår å overskrive eller "doble" kontakter.